Schülerdaten auf dem privaten Handy: was erlaubt ist

Worum es geht

Namen, Noten und Beobachtungen zu einzelnen Schülerinnen und Schülern sind personenbezogene Daten. Verantwortlich für ihre Verarbeitung ist die Schule; die Lehrkraft handelt in deren Auftrag. Sobald diese Daten auf einem Gerät liegen, das der Schule nicht gehört, stellt sich die Frage, wer dafür geradesteht. In den meisten Ländern lautet die Antwort: die Lehrkraft, solange die Schulleitung nicht zugestimmt hat.

Ein verbreitetes Missverständnis vorweg: Noten sind keine besondere Kategorie personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Dort geht es um Gesundheit, Herkunft, Religion, biometrische Merkmale und Ähnliches. Noten und Beobachtungen zur Mitarbeit sind gewöhnliche personenbezogene Daten — schutzwürdig, aber nicht in dieser Kategorie. Wer das im Antrag falsch einordnet, verliert bei einer Schulleitung, die es besser weiß, an Glaubwürdigkeit.

Die Genehmigung der Schulleitung

In mehreren Bundesländern ist die vorherige schriftliche Genehmigung der Schulleitung Voraussetzung dafür, dass eine Lehrkraft Schülerdaten auf einem privaten Gerät verarbeitet. In Nordrhein-Westfalen ergibt sich das aus § 2 Abs. 2 VO-DV I. Andere Länder regeln es in eigenen Schulgesetzen, Datenschutzverordnungen oder Erlassen; die Verfahren unterscheiden sich im Wortlaut und im Umfang. Was für dich gilt, erfährst du bei deiner Schulleitung, beim Kultusministerium deines Landes oder bei der oder dem Landesdatenschutzbeauftragten. Die meisten Länder stellen dazu Handreichungen bereit.

Ohne Genehmigung trägst du das Risiko allein. Und im Streitfall — etwa wenn Eltern eine Note anfechten — steht die Frage nach der Rechtmäßigkeit der Datenhaltung plötzlich neben der Frage nach der Note. Deshalb: erst das Papier, dann die App. Ob die Genehmigung erteilt wird, entscheidet die Schulleitung. alama kann den Antrag vorbereiten, nicht die Antwort.

Was ein Antrag üblicherweise abfragt

Die Formulare der Länder unterscheiden sich, die Fragen dahinter kaum. Eine Schulleitung will wissen:

• Welche Daten verarbeitet werden — Namen, Lerngruppe, Fach, Beobachtungen zur Mitarbeit, Abwesenheiten.
• Wo die Daten liegen — auf dem Gerät, bei einem Anbieter, in welchem Land.
• Wie sie geschützt sind — Verschlüsselung, Zugriffsschutz, Sperre des Geräts.
• Wer Zugriff hat — die Lehrkraft, der Anbieter, Dritte.
• Wie lange sie aufbewahrt werden und wann und wie sie gelöscht werden.
• Was bei Verlust des Geräts geschieht und was beim Ende der Nutzung.

Was alama auf jede dieser Fragen antwortet

Wo liegen die Daten?

In einer vollständig verschlüsselten Datenbank auf deinem Gerät. Es gibt kein Konto und keinen Anbieter, der deine Daten lesbar vorhält. alama nutzt keine Dienste Dritter und zeigt keine Werbung.

Wie sind sie verschlüsselt?

Der Datenschlüssel wird mit Argon2id aus einer Passphrase abgeleitet, die nur du kennst, und im Hardware-Schlüsselspeicher des Geräts gehalten. In eine Systemsicherung wird er nie geschrieben. Eine Sicherung des Geräts ist deshalb ohne die Passphrase wertlos — und mit ihr wiederherstellbar.

Wer hat Zugriff?

Du. Beim Öffnen und nach dem Wechsel in den Hintergrund verlangt die App Biometrie oder die Gerätesperre; in der Übersicht der zuletzt geöffneten Apps bleibt der Bildschirminhalt verborgen. Es gibt keinen Zugang für Schülerinnen, Schüler, Eltern oder das Kollegium und keine Weitergabe an Dritte.

Was passiert beim Geräteabgleich?

Nutzt du alama auf zwei Geräten, verlassen die Daten dein Gerät ausschließlich verschlüsselt. Der Server speichert unlesbare Bytes unter einer abgeleiteten Adresse und kennt weder Namen noch Inhalte. Der Schlüssel entsteht aus einem Code, der nur per QR-Code von Bildschirm zu Kamera weitergegeben wird und nie zum Server geht. Der Geräteabgleich ist freiwillig; ohne ihn verlässt nichts das Gerät.

Wie lange werden die Daten aufbewahrt?

Jedes Schuljahr trägt eine Aufbewahrungsfrist, voreingestellt ein Jahr nach Ende des Unterrichts. Du kannst sie verkürzen; ein Verlängern verlangt eine ausdrückliche Bestätigung mit dem Hinweis auf die Regelungen deines Landes. 30, 7 und 1 Tag vor Ablauf warnt die App. Bei Ablauf werden die Daten auf dem Gerät und, falls eingerichtet, im Briefkasten des Geräteabgleichs gelöscht.

Wie wird die Löschung nachgewiesen?

Vor jeder Löschung — bei Ablauf der Frist oder auf deinen Wunsch — erzeugt alama ein Löschprotokoll als PDF mit Datum, Umfang und Prüfsumme. Damit kannst du belegen, dass gelöscht wurde, auch nachdem die App vom Gerät verschwunden ist.

Was ist mit Fotos und Exporten?

Hinterlegte Fotos bleiben verschlüsselt auf dem Gerät und erscheinen in keinem Export. Es findet keine Gesichtserkennung statt. PDF-Ausgaben sind voreingestellt mit einem Kennwort geschützt; ein unverschlüsselter Export verlangt eine ausdrückliche Bestätigung.

Und wenn das Gerät verloren geht?

Ohne die Gerätesperre und die Passphrase kommt niemand an die Daten. Mit dem Geräteabgleich sind sie auf dem zweiten Gerät weiter vorhanden; ohne ihn ist ein regelmäßiger Export die Sicherung.

Der Antrag kommt mit alama

Damit du das nicht selbst zusammensuchen musst, kommt mit alama ein vorausgefüllter Antrag samt Verfahrensbeschreibung. Er beantwortet die Punkte oben in der Sprache, die eine Schulleitung erwartet, und lässt Platz für das, was nur du weißt: Schule, Fächer, Lerngruppen. Du druckst ihn, unterschreibst und legst ihn vor. Was deine Schulleitung daraus macht, liegt bei ihr.

Der Antrag ist noch in der juristischen Prüfung. Schreib uns, wir schicken ihn dir, sobald er freigegeben ist.

Vor dem Start

Beides per E-Mail, ohne Formular und ohne Konto. Eine Nachricht zum Start, danach nur, wenn es etwas Wichtiges gibt.